Рациональная организация работы менеджера icon

Рациональная организация работы менеджера



НазваниеРациональная организация работы менеджера
Дата конвертации24.07.2012
Размер208,7 Kb.
ТипРеферат
Рациональная организация работы менеджера


МЕЖДУНАРОДНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Северо-Западный филиал в городе Санкт-Петербурге_____________________________________________________________________________ Факультет управления и экономики КУРСОВАЯ РАБОТА «Рациональная организация работы менеджера» Выполнила студентка Группы М-12 II курса Полозова Дарья Николаевна _____________________ (подпись) Руководитель доцент Казаков Александр Николаевич ___________________ (оценка, подпись) Санкт-Петербург, 2002 Содержание:|Введение…………………………………………………………………. |стр. 3 ||1. Основы трудовой деятельности менеджеров…………………… |стр. 4 ||1. 1. Трудовая деятельность менеджера, ее особенность………… |стр. 4 ||1. 2. Содержание работы менеджера ………………………………… |стр. 6 ||1. 3. Факторы, влияющие на работу менеджера…………………… |стр. 7 ||1. 4. Целевое планирование работы менеджера…………………….. |стр. 9 ||2. Проектирование рациональной организации работы менеджера. |стр. 11||2. 1. Организация рабочего места……………………………………… |стр. 11||2. 2. Работа с документами и корреспонденцией…………………….. |стр. 17||2. 3. Ведение телефонных разговоров…………………………………. |стр. 18||2. 4. Проведение совещаний, конференция…………………………… |стр. 20||2. 5. Составление графика работы…………………………………….. |стр. 22||2. 6. Подготовка и проведение выступлений…………………………. |стр. 23||2. 7. Прием по личным вопросам……………………………………… |стр. 26||2. 8. Посещение рабочих мест …………………………………………. |стр. 28||Заключение……………………………………………………………… |стр. 29||Список использованных источников………………………………….. |стр. 30| Введение На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководити те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значениясамому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители идругие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались надэтим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться всамостоятельную науку под названием менеджмент и продолжает развиваться внастоящее время. На протяжении развития этой науки основное вниманиеуделялось тому, как менеджер, (т.е. руководитель) должен руководить, чтобыорганизация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялосьтому, как организовать работу самого менеджера. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельностьорганизации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В своюочередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единоецелое и если работу самого менеджера не организовать должным образом, томенеджер не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет наработу всей организации. Если менеджер не спланирует и правильно не организует свою работу, тоэто приведет к потерям рабочего времени, лишнему перенапряжению и, вконечном счете, скажется на качестве управления. В настоящее время в мире информационный поток возрастает вгеометрической прогрессии. Целью данной работы, является рассмотрение организации работыменеджеров. То есть: как организовать работу менеджера, чтобы его труд былнаиболее эффективным. Но следует помнить, что труд менеджера настолькоспецифичен, что правильно организовать его довольно проблематично. Умениеэффективно руководить, что это, наука или искусство( Однозначного ответа наэтот вопрос, наверное, не даст никто. Можно лишь предположить, что этонекий синтез науки и искусства управления. И поэтому в данной работе будутпо возможности рассмотрены все нюансы и пути повышения эффективности работыменеджера. 1. Основы трудовой деятельности менеджеров 4.1 Трудовая деятельность менеджера, ее особенность Менеджер, как особый вид работников, является важной составной частьюколлектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работатьв духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда менеджер не можетправильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллективабудут напрасны. В целом трудовую деятельность менеджера можно разделить на 4 функции.Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следуетполагать, что только менеджер выполняет эти функции. Ему активно помогаютостальные работники. Цель работы менеджера - выработать направлениеразвития и правильно организовать работу. Менеджер как было отмечено выше - особый работник в организации ипоэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от другихчленов коллектива. Можно выделить следующие особенности:Менеджер непосредственно не связан с созданием материальных ценностей, хотяактивно участвуют в организации производства; Работа менеджера в основном умственная; Нелимитированность работы менеджера; Повышенные нервно-психические усилия менеджера связанные с управлениемлюдьми и принятием ответственных решений; Труд менеджеров не подается количественному учету; Необходимость принятия большого количества решений за короткий период; Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном,несколько операций, то менеджер в течение своего рабочего дня выполняетмножество всевозможных операций; Работа менеджера в основном не имеет четкого завершения. Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организацииработы менеджера и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг сдругом.4.2 Содержание работы менеджера Мы рассмотрели особенности работы менеджера, но для эффективнойорганизации работы необходимо выяснить, чем занимается менеджер в течениерабочего дня. Как уже было отмечено выше, рабочий день менеджера нелимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можносказать, что менеджер в течение своего рабочего дня выполняет следующиевиды работ (по данным разных источников): Запланированные заседания, встречи ( 60 - 65% ; Разговоры по телефону ( 3 - 6% ; Работа с документами ( 17 - 22% ; Поездки, осмотры ( 3 - 7% ; Незапланированные встречи ( 7% ; Отдых ( 2% ; Потери времени ( 2%. Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют взависимости от особенности работы. Менеджер или исследователь, занимаясьанализом трудового процесса, должен учитывать особенности своейорганизации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего временинеобходимо проводить постоянную работу по учету затрат.4.3 Факторы, влияющие на работу менеджера Менеджер это человек и так как он действует в реальных условиях, то нанего оказывают влияния многие факторы. Не следует забывать также, что нанего и некоторые ограничения. В целом факторы, оказывающие влияние наработу менеджера следующие: Психологические - нематериальные факторы, помогающие менеджеру работатьболее эффективно в соответствии со своей личностью и потребностями. К такимфакторам можно отнести: 1. Эстетика рабочего места; 2. Удовлетворенность работой; 3. Социальный статус; 4. Другие. Физиологические – факторы, связанные с возможностями человека и влияниемокружающей среды. К ним относятся: Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить большеопределенного количества. Согласно исследованиям за 1 секунду человекспособен усвоить около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требованиенужно учитывать при принятии решений. Менеджеру необходимо работать толькос релевантной (относящейся к делу) информацией, в противном случае будетпотрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сборнужной можно поручить аналитическому отделу. Окружающая среда - человек как живой организм подвержен влиянию внешнейсреды, которая оказывает существенное влияние. К таким факторамотносятся: Температура окружающего воздуха; Окружающий звук; Освещенность рабочего места; Другие. Норма управляемости - необходимо точно определить со сколькимиподчиненными менеджер будет непосредственно взаимодействовать. Степень материальной удовлетворенности - тесно связанна с психологическойудовлетворенностью. Практика менеджмента показывает, что в большинствеслучаев повышение материального стимулирование не приводит к повышениюпроизводительности в том же объеме. Все рассмотренные факторы в той или иной мере оказывают влияние надеятельность менеджера, а значит должны учитываться при научной организациипроизводства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а некак отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, вбольшинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работуменеджера. Это, бесспорно, усложняет процесс эффективной организации работыменеджера.4.4 Целевое планирование работы менеджера Целевое планирование представляет собой планирование, направленное надостижение определенных, за ранее известных целей. Целью в планированиеорганизации работы менеджера является повышение эффективности работы приминимуме затрат. В целом весь процесс планирования можно представить в видеследующей схемы: Формулирование цели Анализ текущего состояния Выявлениеслабых сторон Проведение наблюдения Проведение мероприятийпо улучшению работы Сравнение результатов до и после проведениямероприятий Формулирование цели представляет собой важный процесс. От того,правильно ли будет выбрана цель, зависит, что будет подвергнутоисследованию, и какие результаты будут получены. Анализ текущего состояния необходим в первую очередь для того, чтобыиметь эталон. Сравнение этого эталона с результатом проведения мероприятийпо организации работы покажет эффективность проведенных мероприятий. После проведения анализа, необходимо выявит слабые стороны ворганизации работы менеджера. В организации работы менеджера, как правило,несколько слабых сторон и именно их необходимо выявить и очень тщательнопроанализировать. Если не выявить основные направления работы, то затратывремени и усилий окажутся значительными, а результат - плохим. Следующий этап - проведение наблюдений - требует тщательной проработкии организации. Сначала необходимо решить, какие наблюдения необходимопровести. Например, при организации рабочего места необходимо провестизамеры объема рабочего кабинета, уровня шума, освещения и другие. Дляулучшения документооборота необходимо проанализировать документы поразличным признакам - степень важности, возможность решения некоторыхвопросов другими служащими и пр. Затем необходимо решить, кто будет проводить наблюдения. Это может бытьлибо сам менеджер, либо исследователь. В любом случае менеджер долженпомогать в проведение исследования и быть заинтересованным в результатах. После проведения наблюдений необходимо решить вопрос о необходимостипроведения мероприятий по улучшению организации работы. Если затраты попроведению этих мероприятий окупятся, то необходимость их проведенияочевидна. Затем проводятся непосредственно мероприятия по улучшению работыменеджера (подробнее см. гл. 2). И в заключении необходимо сравнитьполученные результаты с предшествующими. Если труд менеджера улучшился изатраты были незначительны, то мероприятия были проведены правильно. В заключении хотелось бы отметить, что в настоящее время окружающий мирнастолько быстро меняется, что необходимо постоянно анализировать трудменеджера и пытаться его улучшать. 2. Проектирование рациональной организации работы менеджеров Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являютсяважными составляющими в организации работы менеджера. Необходимо отметитьтакже, что все советы носят рекомендательный характер и важно учитыватьреальные условия, в которых работает менеджер. В процессе организацииработы менеджера не нужно доходить до абсурда - труд менеджера оченьспецифичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать всенюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи. 2.1 Организация рабочего места Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места,необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место менеджера. Еслирассматривать рабочее место менеджера, то можно сказать, что это егорабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какойэто будет кабинет, зависит и то как будет работать менеджер. Совершенноочевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функцийменеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера. При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимоучитывать следующие моменты: Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга менеджераприемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м.Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинетменеджера не просто место где он непосредственно работает, но и как правиломесто проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболеерациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон1:2; Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты: Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длинарук и др.); Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия дляменьшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения идругого; Рациональная планировка и компоновка мебели; Мебель должна выглядеть эстетично. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь: Канцелярские принадлежности. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефондля связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможностидолжен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь,а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньшеотвлекать менеджера. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальнойработы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практическибезбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получатьинформацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курседел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, чтополностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии:хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и чтосамое главное наличие компьютерной сети внутри организации. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забыватьназначенные встречи или другую полезную информацию. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими,мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый,бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но иувеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности былиматовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. Санитарно-гигиенические условия работы. Основные нормативы приведены втаблице № 1. Т а б л и ц а 1 Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работыслужащих|Показатели |Значение показателей ||Микроклимат (СН 245 - 71) ||1. Температура (оС) | ||1.1. Теплый период года |22 - 25 ||1.2. Холодный период года |20 - 22 ||2. Относительная влажность воздуха (%) |60 - 90 ||3. Скорость движения воздуха (м/с) |до 0,3 ||Уровень освещенности (СНиП 11А.9 - 71) ||Общий |300 люкс ||Всеми источниками света |750 люкс ||Уровень шума (звука) (СН 245 - 71) ||Нижний |60 дБ ||Верхний |75 дБ | Следует отметить, что для снижения шума можно использовать ковровыепокрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционную обивку и др. Дляподдержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистыеисточники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окнажалюзи. На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организациирабочего места менеджера. Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на тризоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона -зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона -зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельныхкресла. Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхностьстола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следуетпокрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действуетна зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны идругие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе.Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3посетителей. Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количествочеловек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций недолжны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально -обыкновенные стулья с мягким сиденьем. Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера. Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагатьсяобразцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы,которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы,продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит,помогает в работе.5.2 Работа с документами и корреспонденцией Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на:входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкойорганизации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должнабыть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документовнаходиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ(менеджер должен составлять только те документы, которые не могут бытьсоставлены кем-либо другим). В процессе составления документа, деловогописьма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этогодостаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов итолько вносить небольшие исправления. Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размерапредприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру простонемыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийтисекретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит: Регистрация поступающей корреспонденции. Сортировка в зависимости от предназначения. Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямойкомпетенции. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным иприемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степеньважности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию вспециальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальныйлоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет кластькорреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого. Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, долженпоставить резолюцию. Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости ипоэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведениеархива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определеннымпризнакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрениемкомпьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Этосэкономит время на их поиск и место. 2.3. Ведение телефонных разговоров Телефон — важное средство эффективности управленческого работы,оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именнотелефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонныепереговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени. Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономиивремени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленныхтелефоном возможностей. Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеруправильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целейиспользовать компьютер. Кроме этого менеджеру удобно иметь при себе личныйсправочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться,обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени иотчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность илидело, с которым он связан. Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельноминимальной при максимальной информативности. Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количествовремени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составитькороткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор изаписать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а такжевопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы. Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишниммногословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу.Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальнаяпродолжительность их пять-шесть минут. В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должныпроходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иноеподразделение и переключает на менеджера, если звонки предназначены длянего. Это позволит сэкономить время менеджера. 2.4. Проведение совещаний, конференций Каждый день, утром менеджер проводит планерки, конференции. Они, какправило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость.На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, чтоделать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткостьизложения и максимальная информативность. Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и неносят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещанияхобсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещаниеявляется эффективной формой выработки групповых решений. От того насколькоэффективно оно проводится, зависит качество принятых решений.Спланированные и организованные определенным образом совещания помогаютуменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. Приподготовки к совещанию необходимо: Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель; Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов; Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразнуюпоследовательность вопросов; Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться входе дискуссии; Как можно раньше послать приглашение участникам; Выбрать помещение для заседаний (кабинет менеджера или специальнаякомната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой; Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемымвопросам. Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньшевремени, чем случайная беседа. Последовательность вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимоспланировать, учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от егопродолжительности, снижается работоспособность участников. Так пикработоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания.Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает. Для эффективности деловой беседы необходимо приглашать только тех, ктонепосредственно нужен при обсуждении вопросов. При проведении совещанийнеобходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажетсяотрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек,в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчиватьпротоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другаяинформация. 2.5. Составление графика работы Менеджер располагает определенным фондом рабочего времени в течениедня. Продолжительность рабочего дня менеджера, как уже отмечалось ранее,строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать своюработу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14 -15 часов. Прежде всего необходимо отметить, что производительность менеджера втечении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится напериод между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда(между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решенияпринимать в период максимальной работоспособности. Менеджер должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Дляэтого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразуотводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либоповторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 900продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 1300 до 1400 и т.д.Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графикане является строго обязательным, но помогает рационально спланироватьрабочее время. Менеджер должен постоянно контролировать, как выполненызапланированные задачи, а также делать анализ использования рабочеговремени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. Врезультате менеджер лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеетсосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, адостигать высоких результатов. 2.6. Подготовка и проведение выступлений Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления- воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения.Хорошо выступить - это не просто выложить все имеющиеся данные, амаксимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Длятого, чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательноподготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору. Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребностьлежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор можетудовлетворить эту потребность; 2. В соответствии с этим определите цель своей речи: чего вы хотитедостичь своим высказыванием?; 3. Спросите себя, что вы уже знаете о предмете изложения. Изложите набумаге в форме тезисов сведения о предмете, которыми располагаете.Убедитесь, что уже на этом этапе у вас есть материал для выступления и ваместь что сказать; 4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям; 5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самоеважное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления,справочными словарями, журналами и другими источниками справочногохарактера; 6. Продумайте сложнейшие моменты аргументации; 7. Попытайтесь разбить приготовленный для выступления материал начасти; 8. Составьте тезисы речи с включением в них ключевой информации, цитат,определений. 9. Если нет опыта публичных выступлений, необходимо потренироваться; 10. Концентрация внимания на основных вопросах содержания речи. Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действуетимпровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке квыступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав,интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция,выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимосоставить план выступления, который должен включать: Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи ипримеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты;определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя. Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясностьпостроения, идейное содержание; логически четкое изложение основных ивторостепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал идр. Заключение: изложение основной мысли выступления в виде тезисов;заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенныепроблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям,предостережение и др.) Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным.Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей к предметуизложения и наладить контакт с аудиторией. В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и оттого, как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должногоэффекта. В противоположность этому эмоциональная, с расстановкой речь(перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будетболее убедительна. 2.7. Прием по личным вопросам Для проведения приема лучше выделить определенное время в течениирабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если этовозможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря.Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящейбеседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темыразговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседеи, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другимисполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамкиразговора. Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофициальные. Официальные приемы можно проводить: за столом для конференций, совещаний (см. рис. № 1). Это поставитменеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологическисобеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когдаприем посетителя официальный, но менеджер хочет лучше наладитьмежличностный контакт; за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не приниматьпосетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые можетувидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше приниматьпровинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, аработник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее иподчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину. Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха” (см. рис. №1).Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику будетлегче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель,пришедший с личной беседой к менеджеру, будет чувствовать себя гораздоболее уверенно в такой обстановке, чем в официальной. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значитсэкономить время менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщитьпосетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник непрекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседыменеджер должен: уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не простослушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли. уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если менеджерможет правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильноерешение; уметь направить разговор в нужное русло; стараться говорить на уровне собеседника и др. 2.8. Посещение рабочих мест Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошиеотношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также припосещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру своипожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материалпо тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе делпроисходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитыватьпсихологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идтиодетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимопоощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забытьвнесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять,не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочегодня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесетбольшого вреда. Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками нетолько в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудитьобщее положение дел на предприятии (организации), послушать выступленияработников. Заключение В данной работе рассмотрена актуальная тема - “Рациональная организацияработы менеджера”. Целью данной работы было рассмотрение работы менеджера,а также указание основных путей рационального улучшения организации работыменеджера. В первой главе были кратко рассмотрены особенности работы менеджера,учет затрат рабочего времени, а также вопрос рациональности планированиямероприятий по улучшению работы. Во второй главе были непосредственно рассмотрены основные пути, покоторым возможна организация работы. Целью на этом этапе было показать,что эти мероприятия несложно провести, а результат будет впечатляющим. Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительностиработы и сокращением затрат рабочего времени менеджера, будут напраснымиесли менеджер: придерживается авторитарного метода управления. Такой менеджер привыкрешать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени; не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затратрабочего времени; не посвящает время самообразованию. Главное, чтобы у менеджера было желание улучшить свой труд. Список использованных источников: Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. длясред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 1996. – 271с. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.:Дело, 1995. – 704с.Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.:Экономика, 1981. – 408с. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Минкин А.В. Введение в менеджмент.-Учебноепособие. - СПб.: СПбУЭФ, 1994г. Пронников В.А. Управление персоналом в Японии. – М.: Наука, 1989г. Татевосов К.Г. Основы оперативно-производственного планирования намашиностроительном предприятии: Учебник для студентов вузов,обучающимся поспециальности «Экономика и организация машиностроительной промышленности».2-е изд. Перераб. И доп. – Л.: Машиностроение.ю 1985г. Томбовцев В.Л. Анализ целей в управлении общественным производством – М.:Экономика.ю 1982г. Колесник М. Менеджмент (конспект лекций). – М., Приор, 2001г. – 144с. Котлер Ф. Маркетинг Менеджмент – СПб.: Питер, 2001г. – 752с.-----------------------приставкакреслоприставкадиванстол для совещанийвходная дверьжурнальный столиккресло




Нажми чтобы узнать.

Похожие:

Рациональная организация работы менеджера iconОрганизация эффективной работы менеджера содержание
Характеристика основных методов воздействия руководителя на подчиненных. Совершенствование авторитета и методов работы руководителя...
Рациональная организация работы менеджера iconПлан-схема кабинета Опись имущества кабинета Инвентарная ведомость на технические средства обучения учебного кабинета Перспективный план развития кабинета План работы кабинета на учебный год
Учебный кабинет – сложная функциональная система, назначение которой – рациональная организация учебно-воспитательного процесса по...
Рациональная организация работы менеджера iconСписок государственных план-заказов на январь-февраль 2010г
Организация работы постоянно действующего органа контроля санитарного состояния помещений бш, организация работы и поощрение дежурных...
Рациональная организация работы менеджера icon"Організація праці менеджера" Вступ
Перед тим, як ми поглибимося у вивчення процесу організації роботи менеджера давайте з'ясуємо перше відразу ж виникле питання хто...
Рациональная организация работы менеджера iconРазвитие личностной нравственной парадигмы менеджера туризма 13. 00. 08 теория и методика профессионального образования
Ведущая организация: Московский государственный университет технологий и управления имени К. Г. Разумовского
Рациональная организация работы менеджера iconПрограмма «школа для всех – школа для каждого» Сфера «школа» Цель
Источники знаний о мире: средства массовой информации (газеты, журналы, радио, тв, книги, компьютерные обучающие программы, Интернет)....
Рациональная организация работы менеджера iconА. Арно (1612 – 1694), К. Лансло (1615—1695) Франция. Входили в кружок при женском монастыре Пор-Рояль. Издали «Грамматика общая (genial) и рациональная (resonné)»
Издали «Грамматика общая (genial) и рациональная (resonné)», содержащая основы искусства речи, изложенные ясным и естественным образом,...
Рациональная организация работы менеджера iconОбщая информация. Организация работы с молодежью. Общественная организация «Электропрофсоюз»
Общественная организация «Электропрофсоюз» Республики Башкортостан объединяет 50 первичных профсоюзных организаций на 01. 02. 2005...
Рациональная организация работы менеджера iconМинимальные стандарты охраноспособности объектов копирайт1
Целью настоящей работы является рациональная реконструкция развития взглядов на уровень минимальных требований к творческому характеру...
Рациональная организация работы менеджера iconМеждународная организация труда- создание, структура, задачи и организация её работы

Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©rushkolnik.ru 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы