Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени icon

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени




Скачать 233.03 Kb.
НазваниеТайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени
Дата конвертации18.07.2012
Размер233.03 Kb.
ТипРеферат
Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени


Тайм-менеджмент: Способы эффективного использования рабочего времени СОДЕРЖАНИЕ Введение 31 Причины дефицита времени 42 Анализ использования рабочего времени 53 Самоменеджмент 7 3.1 постановка целей 7 3.2 Планирование 9 3.3 Принятие решений 12 3.4 Реализация и организация 14 3.5 Контроль 15 3.6 Информация и коммуникации 154 Особенности тайм менеджмента в России 17 Заключение 18 Список литературы 19ВВЕДЕНИЕ “Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ” П. Друкер Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должензнать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Новсе эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильноорганизовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек неможет планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и клюдям любой другой профессии, но для людей, управляющих другимиработниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не толькосвоим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своимподчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как илюди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзянакопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использоватьего с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это непросто слова, действительно, если, например, работник неправильнораспорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок,фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные спростоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценнымдостоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системноиспользовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.1 ПРИЧИНЫ ДЕФИЦИТА ВРЕМЕНИЧтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего нужно знать, начто оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватаетвремени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свойрабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. Инаоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планируетсвой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время ,а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основныепричины дефицита времени.Причины дефицита времени заключаются в следующем: 1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи. 2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач. 3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье. 4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. 5. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела . Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. 6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. 7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. 2 АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИЧтобы правильно распределить время, необходимо точно знать, как онорасходуется в действительности. Анализ использования времени поможетвыявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемогорабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на чтовообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнениетех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничиваютработоспособность.Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный учет времени. Самыйэффективный способ учета времени – это ведение записей. Расходуемое времяможно учитывать в таблицах:Таблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени|Вид |Интервал времени |Продолжительнос||деятельности |(от… до…) |ть || | | |Таблица 2. Листок “дневных помех”|помехи |продолжительность |кто |пометки ||интервал | | |(причины) || | | | |Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая этовечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна бытьтакой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого видаработ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно втечение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес являетсясезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. Влистке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когдаинициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применятьв повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию попреодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать спомощью следующих вопросов: - была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов) - были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе) - было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации) - был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибкирабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить ихпричины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данногобизнеса и конкретного руководителя.ПРИМЕРТаблица 1. Анализ видов деятельности и расхода времени|Вид деятельности |Интервал времени |Продолжительнос|| | |ть ||Разбор почты |1000 - 1020 |20 минут ||(срочно/не срочно) | | ||Телефонный звонок |1020 - 1030 |10 минут ||( подтверждение встречи)| | ||Подготовка документов |1030 - 1200 |1 час 30 минут ||для встречи с партнерами| | ||Делегирование |1200 - 1320 |1час 20 минут ||подчиненным работ по | | ||новому проекту | | ||Обеденный перерыв |1320 - 1400 |40 минут ||Дорога |1400 - 1420 |20 минут ||Переговоры с партнерами |1420 – 1540 |1 час 20 минут ||по созданию | | ||окончательного варианта | | ||контракта | | ||Дорога |1540 - 1625 |45 минут ||Подготовка доклада |1625 - 1700 |35 минут ||Доклад руководству о |1700 - 1725 |25 минут ||прошедшей встрече | | ||Ответ на письма |1725 - 1800 |35 минут |Таблица 2. Листок “дневных помех”|Помехи, интервал |Продолжитель|КТО |Пометки ( причины)|| |ность | | ||Телефонный |20 минут |б. Коллега |Желание отвлечься ||разговор с бывшим| | |от бумаг ||коллегой ( | | | ||во время | | | ||подготовки | | | ||документов) | | | ||Беседа с |15 минут |Подчиненный|Проблемы с ||подчиненным по | | |выполнением ||работе, не | | |порученного ||относящейся к | | | ||нов. проекту | | | ||Пробка на |45 минут | |Внешняя причина ||обратной дороге | | | |Сильные стороны: . сортировка почты ( это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма) . не самые важные дела ( ответ на письма) – в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени . каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими . вся работа, проделанная в этот день, была необходима . помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времениСлабые стороны: . временной интервал для выполнения нескольких задач определялся спонтанно ( если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени) . непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день3 САМОМЕНЕДЖМЕНТСамоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленноеиспользование испытанных методов работы в повседневной практике, для того,чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.Основная цель самоменеджмента – максимально использовать собственныевозможности, сознательно управлять течением своей жизни и преодолеватьвнешние обстоятельства. Самоменеджмент помогает выполнять работы с меньшимизатратами, лучше организовать труд ( следовательно, получить лучшиерезультаты), уменьшить загруженность работой и, значит, уменьшить спешки истрессы.У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:3.1 ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙЗНАЧЕНИЕ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ Постановка целей – это выражение в виде четких намерений и в точныхформулировках наших интересов, потребностей или задач, что помогаетсориентировать действия и поступки на эти цели и на их выполнение. Дляэтого цель должна описывает конечный результат, а не те действия, которыенеобходимо выполнить. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, еслируководитель заранее чётко не обозначил то, к чему он стремится. Постановкацели - безусловная предпосылка планирования, а следовательно, и успеха -заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах надодостичь. Осознание своих целей очень часто означает значительнуюсамомотивацию для работы, т.к.цель даёт ясное представление о том, в каком направлении необходимодвигаться. Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течениедеятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметрыизменились, а это приводит к необходимости пересмотра цели. Длясамоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, кудаменеджер хочет прийти и куда он попасть не хочет( но куда его хотятпривести другие). Если у руководителя существует осознанная цель, то тудаже направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служатконцентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, норедки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаютсячаще”.НАХОЖДЕНИЕ ЦЕЛЕЙ Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Укаждой фирмы, у каждого менеджера есть одна основная, важнейшая цель,которая разбивается на множество небольших промежуточных целей низшегоуровня, достижение которых обеспечивает достижение цели более высокогоуровня и, в конечном счете, высшей цели. Нужно устанавливать ясные согласованные между собой цели,которые могут быть обращены в непосредственные действия, чтобы их можнобыло непосредственно планировать. Четко определенные, зафиксированные набумаге цели автоматически приобретают обязательный характер, побуждают кпостоянному анализу, перепроверке и ревизии.СИТУАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств длядостижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильныестороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей менеджер определяет, что вообще он можетсделать, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей онрасполагает. С другой стороны, менеджер должен ясно представлять себе своислабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлениюподобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.Помочь в этом может составление баланса своих крупнейших неудач и пораженийи выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать своислабости – значит укреплять свои сильные стороны».ФОРМУЛИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ Установка сроков воплощения целей и формулирование желаемых результатов.Это последняя ступень при постановки целей, когда формулируются конкретноепрактических целей для последующей стадии планирования.Нельзя брать на себя слишком много, чтобы не погрязнуть в невыполненныхделах. Следует устанавливать краткосрочные цели, согласованные сдостижением долгосрочных глобальных целей.3.2 ПЛАНИРОВАНИЕ Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценногоресурса – времени. Чем лучше распределено (т.е. спланировано) время, темлучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересахруководителя. Планирование как составная часть задач и правилсамоменеджмента означает подготовку к реализации целей и структурированиевремени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций ирезультатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большуюуверенность в себе. Также, как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую ипроизводственную деятельность, каждый человек должен думать и работать,заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть течения событий. Нужнопланировать использование времени для достижения поставленных целей. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит втом, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Общийпрактический опыт на производстве показывает, что увеличение затрат временина планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечноувеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличениевремени на планирование становится неэффективным. От общего плановогопериода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить напланирование. ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, чтобыперепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на болеепоздние сроки, менеджер должен ясно представлять свой временной бюджет исовокупность задач. Планирование представляет собой проект процессов трудана предстоящий временной период.Основные правила планирования времени:1. Соотношение (60:40).Опыт показывает ,что лучше всего составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (на 60%).События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (“поглотители”времени) не могут быть запланированы целиком без остатка в связи соспецификой работы менеджера, которая заключается в том, что примернополовину рабочего дня руководитель проводит не на рабочем месте, т.к.работа требует взаимодействия с людьми, обмена информацией. Всегда нужнооставлять определенный процент времени в качестве резерва для неожиданныхпосетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценкипродолжительности каких-то дел, но при этом стараться сократить количество“поглотителей” времени.2. Сведение задач воедино – план действий.Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметьпредставление о предстоящих делах. Целесообразно разделить их на долго-,средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действоватьв соответствии с нею.3. Регулярность – системность – последовательность. Над планами времени нужно работать регулярно и системно, последовательнодоводя до конца начатое дело.4. Реалистичное планирование.Т.е. планировать нужно только такой объем задач, с которым менеджер реальноможет справиться.5. Восполнение потерь времени.Восполнять потери времени лучше по возможности сразу, например лучше одинраз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонятьутраченное накануне.6. Фиксация результатов вместо действий.Фиксировать в планах нужно результаты или цели , а не просто какие-либодействия, чтобы усилия были изначально направлены непосредственно надостижение цели. Это поможет избежать внеплановой деятельности.7. Установление временных норм.Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени,сколько его имеется в распоряжении. Поэтому следует задавать точныевременные нормы, предусматривать в плане ровно столько времени на то илииное дело, сколько оно действительно требует.8. Срок исполнения.Чтобы избежать промедления и откладывания дел, следует устанавливать точныесроки исполнения для всех видов деятельности.9. Переработка – перепроверка.План нужно постоянно перерабатывать и перепроверять с точки зрения того,могут ли те или иные задачи быть выполнены полностью.10. Согласование временных планов.Чтобы успешнее претворять свои планы в жизнь, менеджеру необходимосогласовывать их с планами других людей (секретарши, начальника,подчиненных, коллег).СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ Как и любое планирование, планирование времени ориентируется насоответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, разбиваютсяна оперативные частичные цели. Планирование предполагает постепенноепродвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобыразличные действия можно было распределить во времени. Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных ипрофессиональных целей, дает чувство уверенности и представление онаиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразнойочередности дел.План жизни может послужить исходным пунктом процесса планирования. На егооснове выводят долгосрочные цели на ближайшие годы и составляют план нанесколько лет вперед. Из плана на несколько лет вперед выводят годовойплан, при этом нужно следить за тем, чтобы не заниматься делами, которыеотносятся к более поздним целям. Далее составляется квартальный план,который служит инструментом контроля за годовым. Задачи и цели месячногоплана переносятся из квартального плана истекшего месяца и учитываются ужес большей детализацией. Декадный план предполагает еще более детальный,более точный прогноз предстоящего периода и составляется в соответствии собъемом всех дел и задач и необходимым для их исполнения временем; в немтакже надо предусматривать временные резервы для решения дополнительновозникающих задач так, чтобы соблюсти плановые сроки без стресса ицейтнота. Дневной план – это самая последняя и самая важная ступень в системепланирования времени.СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНОВ ДНЯ С ПОМОЩЬЮ МЕТОДА “АЛЬПЫ”.Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, т.к. это делаетделовую активность более целенаправленной и ориентированной на следованиесоставленной программе дня. Письменный план помогает лучше оценитьпотребность во времени и более реалистично планировать резервное время.Реалистичный план дня должен в идеале включать лишь то, что руководительхочет или должен, а также может сделать в этот день, чтобы сконцентрироватьи мобилизовать реализацию поставленных задач больше сил. Метод “АЛЬПЫ” состоит из 5 стадий:1) составление заданий ( задачи из недельного плана, расставленные поприоритетности; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которыенадо соблюсти);2) оценка длительности акций;3) резервирование времени (в соотношении 60:40);4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;5) контроль и перенос несделанного.Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели ипланы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служитьвыполнению плана жизни и карьеры.Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если ониоказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели ксроку. Если же какое-то дело начато, то оно должно быть доведено до конца.3.3 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙПринятие решений предполагает выбор первоочередных задач и дел. Принятьрешение – значит установить приоритетность.Основные проблемы руководителей заключаются в том, что они пытаются сразувыполнить слишком большой объем работ и распыляют свои силы на отдельные,часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы, успевая решать во время рабочегодня множество разных текущих вопросов, в течение определенного временизаниматься только одной-единственной задачей, всегда завершать за один разтолько одно дело, но последовательно и целеустремленно. Предпосылками длятакой работы служат принятие однозначного решения о первоочередности важныхдел, составление списка приоритетов на основе этого решения и соблюдениеего. Сознательное установление однозначных приоритетов, последовательное исистемное выполнение задач, включенных в план, в соответствии с ихочередностью поможет :работать только над действительно важными и необходимыми задачами- решать вопросы в соответствии с их неотложностьюконцентрироваться на выполнении только одной задачиукладываться в установленные срокиисключить дела, которые могут быть выполнены другимине оставлять невыполненными задачи, которые вам действительно по силамполучить больше удовлетворения от рабочего дня и результатов работыизбежать стрессовых перегрузокОчередность выполнения задач можно определять, пользуясь следующимикритериями и методами :Принцип Парето ( соотношение 80:20) “Внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большуюзначимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этойгруппе”.Исходя из этой закономерности, можно сделать вывод применительно к рабочейситуации руководителя: в процессе работы за первые 20 % расходуемоговремени достигается 80% результатов. Это означает, что не следует сразубраться за самые легкие, интересные или требующие минимальных затратвремени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значениеми важностью.Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.Техника этого анализа исходит из опыта, что доли в процентах более важных именне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и Взадачи подразделяются на три группы, в соответствии с их значимостью(важнейшие, важные и несущественные(менее важные). Анализ АБВ основываетсяна трёх закономерностях:Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которымизанимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляетоколо 65%.На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которыхтакже около 20%.Менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, азначимость их составляет всего лишь примерно 15%.Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим пунктам:составить список всех предстоящих задачсистематизировать их по степени важности и установить очерёдностьоценить задачи в соответствии с категориями А,Б,Взадачи категории А руководитель должен выполнять самзадачи категории Б следует перепоручитьоставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.Ускоренный анализ по принципу ЭйзенхауераЭтот принцип является простым вспомогательным средством в случаях, когданеобходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдатьпредпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность иважность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:Срочные/ важные дела – их необходимо выполнять самому руководителюСрочные/менее важные дела - их следует делегироватьМенее срочные/важные задачи – их необязательно выполнять сразу, новыполнять их надо самому.Менее срочные/ менее важные дела – от их выполнения следует воздержатьсяДелегирование является ключевой деятельностью управляющего. Подделегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённомуиз сферы деятельности самого руководителя, но при этом начальник сохраняетза собой ответственность за руководство, которая не может бытьделегирована. Передача задача или деятельности может осуществляться надлительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.Отказ от делегирования приводит к перегрузке руководителя, сокращает время,необходимое для выполнения своих непосредственных обязанностей.Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач инемного разгрузиться, а также способствует использованию профессиональныхзнаний и навыков работников, положительно воздействует на мотивацию трудасотрудников.Для того, чтобы успешно осуществлять делегирование необходимо подобратьподходящих сотрудников, четко распределить сферы ответственности,координировать выполнение порученных задач и осуществлять контроль рабочегопроцесса и результатов, пресекать попытки обратного или последующегоделегирования. Не менее важно стимулировать и консультировать подчинённых,давать им оценку.Делегировать следует рутинную работу, специализированную деятельность,частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзяделегировать такую работу, как определение целей, руководство сотрудниками,задачи высокой степени риска.РЕАЛИЗАЦИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯпредполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса вцелях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должнасоответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а ненаоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы:правила начала дня, основной части дня и конца дня.Правила начала дня:начинать день с позитивным настроением;начинайте работу по возможности в одно и то же время;перепроверка плана дня, составленного накануневначале – ключевые задачи;приступать без раскачки;согласовать план дня с секретарём (он будет эффективнее работать и сможетоградить руководителя от ненужных помех);утром заниматься сложными и важными делами, т.к. потом менеджер обычнобывает занят текущими делами;Правила основной части дня:Хорошая подготовка работы;Влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;Перепроверять все акции с точки зрения их необходимости;Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;Избегать незапланированных импульсивных действий;Своевременно делать паузы и соблюдать размеренный темп;Небольшие однородные задачи выполнять сериями ( при этом только один разпроводится подготовка и в течение определенного времени руководительзанимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности иконцентрированности процесса достигается экономия времени);Рационально завершать начатое (отвлечение и последующее возвращение кработе требует некоторого времени, поэтому начатое дело нужно либо доводитьдо конца, либо прерывать в целесообразном месте)Использовать незапланированные временные промежутки для подготовительнойили рутинной деятельности;Работать антициклично ( т.е. в начале дня целесообразно заниматьсяважнейшими задачами, а в более беспокойный период - делами менее важными);Выкраивать спокойный час;Контролировать время и планы;Правила завершения рабочего дня:Завершить начатые небольшие дела;Контроль за результатами и самоконтроль;План на следующий день;Каждый день должен иметь свою кульминацию.Помимо этих правил также важно соблюдать естественный дневной ритм.У разных людей разная психология и организм. Вследствие этогоработоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторыелюди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Нопри этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже.Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня.Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются,но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичныеколебания. Все это необходимо учитывать в своей работе.3.5 КОНТРОЛЬКонтроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае –оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функциисамоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводитьсясоответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:осмысление физического состояниясравнение запланированного с достигнутымкорректировка по установленным отклонениямНеобходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планыи организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время исоставлять листок дневных помех.Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться послевыполнения задачи. В конце рабочего дня необходимо контролировать иотражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться отсамоконтроля”.3.6 ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИЭто самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокругкоторой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый деньобрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. Вреальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем этонеобходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходиморазработать рациональный подход к обладанию информацией.Рациональное чтениеЭто важно для руководителя, поскольку рационализация чтения помогаетликвидировать потери времени на бессистемное чтение.Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективногочтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает, преждевсего, определение того, надо ли этот материал читать вообще, и если надо,то в каком объёме. Чтобы чтение было результативным, при просмотре и чтениинадо думать о том, какую информацию из него нужно получить; перед тем, какначать читать, надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазамикраткое содержание, а также предисловие и введение и выяснить, чтонеобходимо прочитать более интенсивно.Читать можно быстрее, если избавиться от вредных привычек и отвлекающихфакторов и совершенствовать методику чтения. Важные тексты нужно не толькочитать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою системумаркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того илииного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное ив кротчайшей форме.Рациональное проведение совещаний.Совещания отбирают у руководителя и у подчинённых очень большую частьрабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат совещания сучётом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительныхиндивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов ипотерянного времени.Повестку дня рационально составлять с указанием времени, необходимого дляобсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечать время в соответствиис его значимостью.После совещания необходимо контролировать, выполняются ли принятые решениявсеми, кого они касаются. Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должныбыть первым пунктом следующей повестки дня.Переговоры по телефонуТелефон является наиболее часто используемым средством коммуникации инаиболее частым источником помех. Чтобы не тратить слишком много времени нателефонные переговоры, перед тем, как звонить, нужно наметить ход беседы.Если же звонят не по делу, нужно как можно скорее окончить разговор.Телефон также можно и использовать в виде инструмента рациональнойинформации и коммуникации.С помощью телефонной линии менеджер имеет возможность соединиться сглобальной информационной сетью, которая даёт возможность отличного обменаинформацией.Рациональное ведение корреспонденции.Для этого нужно:Подготовить стандартные ответы;Стараться писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;Своевременно уничтожать архивы;Доверять секретарю разбор почты.3.7 ОСОБЕННОСТИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В РОССИИМенеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее историческиеособенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связанс общественно-экономическим укладом страны.В силу исторических особенностей экономика нашей страны развиваетсяскачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временныеинтервалы. В советский период истории России отсутствовала частнаясобственность, в то время как наука управления получила основной всплескразвития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать большеи эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы сиспользованием и планированием времени. Все российские экономисты признают,что рациональное использование времени является непременным условиемвсякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, понастоящее время проблема эффективного использования времени в большинствеисследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется,либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынужденыпользоваться разработками иностранных специалистов. В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики,многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитаютработать так же, как работали раньше.Новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе,учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западныхменеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран.Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использованиясвоего рабочего времени.Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой ирыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодняпредприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуацияусложняет процесс принятия решений. Планы приходится постояннопересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны ипоследовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разныхгрупп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановкиясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступенисамоменеджмента. Следовательно, затрудняются процессы планирования ипринятия решений ( возникают неожиданные задачи, невозможно однозначнорасставить приоритеты ).Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не толькос экономическими, но и с общественно психологическими факторами.В нашей стране велик удельный вес затрат времени на выполнение рутиннойработы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах сделегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируютрутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой,либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучшею Врезультате менеджеру не хватает времени на действительно важные,перспективные задачи.Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том,что в российских компаниях более распространены дружеские отношения междуколлегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформальногообщения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контрактаможет плавно перейти в дружескую беседу.В Росси сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нетвремени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется.Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, этоговорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильноорганизовать свое время.В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем,зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить своюдеятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципысамоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественныхусилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны.ЗАКЛЮЧЕНИЕМожно сделать вывод о том, что управление временем касается в большейстепени организации рабочего времени, чем его экономии. Менеджер долженстремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересови интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечитьвыполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливаютвыполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Своисобственные планы времени менеджер должен согласовывать с планамиподчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимальногоэффекта. То, насколько успешно менеджер будет претворять в свою работупринципы эффективного использования времени, зависит в первую очередь отнего самого и от его желания работать рационально, т. к. для того,чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов ипланирования своего времени, добиться большей эффективности в работе,нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:1 Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, какэффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 19952 “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 19943 Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессахуправления предприятием” Пенза, 1997Электронный журнал «Корпоративные Финансы»http://cfin.ru/management/index.shtml-----------------------ПриспособлениеПриспособлениеПодразделяется наДневные планыДекадные планыМесячные планыКвартальные планыИтоги дняИтоги неделиМесячные итогиКвартальные итогиГодовой итогГодовой планПланы на несколько лет вперёдПлан жизни Сравне- ние «план-факт»: перепро-верка результа-тов Процесс постановкицелейАнализ целей Ситуационныйанализ АнализЖелаемые цели «цель – средство» Сильные и слабые стороны Формулировкацелей (планирование целей)Практические цели (цели действия)Чего я хочу?Что я могу?

Добавить документ в свой блог или на сайт



Похожие:

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconТайм-менеджмент: Способы эффективного использования рабочего времени содержание
Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconАнализ использования рабочего времени и пути сокращения непроизводственных затрат и потерь рабочего времени

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconРеферат по дисциплине «Менеджмент» на тему
Управление рабочим временем менеджера. Диагностика рабочего времени и эффективность его использования

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconКурсовой проект По дисциплине «Организация, нормирование и оплата труда» Тема: «Анализ использования рабочего времени и пути сокращения непроизводственных затрат и потерь рабочего времени»
Государственный комитет по высшему образованию поволжский технологический институт сервиса

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconЗаполните табл недостающими показателями
Коэффициент использования рабочего времени по числу дней работы на одного списочного рабочего

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconМногие, начиная читать это пособие, зададут два вопроса
Итак, тайм-менеджмент это технология организации времени и повышения эффективности его использования, нахождение временных ресурсов,...

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconТабель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconТайм-менеджмент – управление временем
Эта статья может быть использована для обучения педагогов, и не только, основам тайм-менеджмента

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconТайм-менеджмент – управление временем
Эта статья может быть использована для обучения педагогов, и не только, основам тайм-менеджмента

Тайм менеджмент: способы эффективного использования рабочего времени iconАнализ использования рабочего времени

Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©rushkolnik.ru 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы