Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» icon

Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени»



НазваниеГлеб Архангельский, директор ООО «Организация времени»
Дата конвертации30.06.2012
Размер96,7 Kb.
ТипДокументы

Управление временем на Outlook: обзор задач


Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени», консультант по управлению временем, координатор Тайм-менеджерского сообщества. До перехода в консалтинг работал в ЗАО АКБ «Банкирский Дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования.

Если вы хотите разумно использовать ваш самый невосполнимый капитал, ваше время – вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующего «софта».

Практически каждый из нас сталкивался с MS Outlook. У многих эта программа является корпоративным стандартом в организации задач и электронной почты. При этом очень часто Outlook не любят. И есть за что, надо признаться – недоделок и непродуманностей в нем хватает. Однако при должной изобретательности и смекалке на Outlook прекрасно реализуются современные методы управления временем, не «зацикленные» на попытке жестко распланировать все и вся.

В этой статье я опишу первый, самый простой шаг управления личным временем на базе MS Outlook: налаживание удобного и гибкого обзора задач.

Нет ощущения подконтрольности ситуации…

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, управляющий директор группы производственных компаний в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рисунок 1. «Упрощенный график Гантта»





«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички топ-менеджер отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Пользовательские представления

Наиболее удобный способ создать индивидуальный, «заточенный» именно под ваши потребности обзор задач – настройка пользовательских представлений.

Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Рисунок 2. Доступ к настройке представлений из меню





Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.

«Сущности» для обзора

Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток – в них все задачи неявно считаются «равноправными», сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:

  • Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности;

  • Задачи: собственно задачи, дела к исполнению;

  • Мысли, а именно те из них, которые хочется хранить не в отдельной творческой картотеке, но поближе к задачам. Это могут быть «мысли о делах» («может быть в рекламе перенести акцент с эффективности бурбуляторов на их универсальность?»), информация к сведению («Налоги: с 2005 г. снижают ЕСН»), замыслы дел и проектов («Книга про неоднородность времени?»), и т.п.;

  • Задачи «на контроле», которые существенно отличаются от личных задач «к исполнению». «Контрольки» помогают отслеживать выполнение задач подчиненными и контрагентами, но не требуют времяемких действий с вашей стороны. По ним необходимы разве что напоминания и мотивирующие подергивания соответствующего исполнителя.

Эти различные «сущности» бывает полезно для создания наиболее удобного обзора группировать разными способами. Например:

  • Отобразить все проекты, задачи, мысли и «контрольки», относящиеся к ключевой области «Продукты» – в момент планирования разработки новых продуктов (см. рисунок 3);

  • Отобразить только проекты по всем ключевым областям – для укрупненного долгосрочного планирования (см. рисунок 4);

  • Отобразить только «контрольки» – это бывает удобно, например, для еженедельного обзора задач, находящихся «на контроле».

Для того, чтобы гибко настраивать обзор различных сущностей, стоит отличать их друг от друга. Для этого я рекомендую при создании новой сущности делать в поле «Тема» пометку, позволяющую различать сущности друг от друга:

  • Проекты: название-классификатор проекта в поле «Тема» отделяется двойным двоеточием, после которого идет пояснение. Например: «ОЛ-книга:: нужна книга по управлению временем на Outlook». Автоформатирование настроено так, что «проектная» задача выделяется более крупным и полужирным шрифтом.

  • Мысли: в конце заголовка добавляется «*». Заголовки мыслей отображаются светло-серым цветом, т.к. мыслям нужно меньше внимания, чем задачам.

  • Задачи «на контроле»: поле «Тема» начинается с сочетания символов «К:». Эти задачи отображаются светло-зеленым.

При этом обозначения могут комбинироваться. Например, на рисунке «LifeManagement» – это «мысленаправление», т.е. с одной стороны, пока еще не проект и не набор задач, и поэтому помечено звездочкой и отображается серым. С другой стороны, это не просто мысль, а потенциальный проект и даже несколько проектов, поэтому имеет проектный символ «::» и отображается более крупным шрифтом, чем простые задачи.

Рисунок 3. Представление «все сущности по ключевым областям»; сортировка сначала по важности, затем по алфавиту





При настройке обзора какого-либо одного типа сущностей, например, проектов, форматирование применяется по-другому. Например, вот как может выглядеть представление «Обзор проектов»:

Рисунок 4. Представление «Все проекты, упрощенный график Гантта». Сортировка по статусу и по календарной привязке





Обзор основного рабочего пространства

В Outlook существует панель «Outlook сегодня», на которую выводятся встречи, задачи и письма. Это попытка реализовать основную идею обзора – «видим все необходимое в одном месте, имеем полную картину предстоящих дел». К сожалению, попытка неудачная – панель «Outlook сегодня» практически не настраивается, поэтому крайне неудобна в использовании.

Я считаю наиболее удачной организацию основного «рабочего экрана», изображенную на рисунке 5.

Рисунок 5: Главное рабочее пространство Outlook

В центре внимания (1) – жесткое планирование недели (представление «Календарь / День-неделя-месяц», количество дней – 7, при желании оно может быть другим). В области ближайшего внимания – навигация по другим папкам (2), календарь для долгосрочного жесткого планирования (3), задачи с группировкой по категориям (4) – для краткосрочного и долгосрочного гибкого планирования. Размеры областей могут гибко настраиваться, в частности, для многих бывает удобно в центре внимания держать график не недели, но только текущего рабочего дня.

Персональная «CRM-система»

Приведу актуальную для многих менеджеров форму обзора клиентских задач. Ее можно назвать «персональной CRM-системой». CRM-системы, от слов «Customer Relationship Management» – IT-системы, позволяющие структурировать и эффективно организовать процесс продаж и взаимоотношений с клиентом.

С помощью настроек специального пользовательского представления в Outlook можно создать небольшую персональную «CRM-систему», организующую любые внешние взаимоотношения. Например:

  • Продажи: список клиентов, отображающий значимые аспекты взаимодействия (ближайшие действия, сроки, и т.п.);

  • Пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации, или публикации о нас;

  • Контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя.

В качестве примера приведу собственную систему обзора продаж. В консалтинге, как и во многих других областях, продажа представляет собой достаточно протяженный во времени процесс. Причем этапы этого процесса могут быть различны, где-то проводится очная презентация, где-то готовится коммерческое предложение, и т.д. В моем Outlook представление «ОБЗОР ПРОДАЖ» организовано следующим образом:

  1. Фильтр: отбирать только задачи с категорией «Активные продажи»;

  2. Сортировка: по алфавиту (поле «Тема» в каждой задаче начинается с названия клиента, иногда, для региональных партнеров – с названия города). Практика показала, что любые другие формы сортировки (по приоритетности, по срокам, и т.п.) не позволяют легко найти нужную задачу. А вот в алфавитном списке нужная задача отыскивается моментально.

  3. Автоформатирование: по специальным пометкам в поле «тема».

Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов. Таким образом, представление дает полный обзор ситуации по клиентам, где и какие действия нужно предпринять. Но клиентов много, и каждый раз перечитывать весь список было бы неудобно. Нужно ввести какую-то «разметку», позволяющую ориентироваться в списке, что и делается с помощью автоформатирования. В поле «Тема» могут делаться следующие пометки:

  • /д – «дальняя» задача, взаимодействие отложено на 2-3 месяца и более; отображается серым шрифтом, «забирает» меньше внимания;

  • /а – «активная» задача: статус проекта не ясен, нужно прозвонить и уточнить; отображается полужирным шрифтом, акцентирует внимание;

  • /7 – задача недельного горизонта планирования, указанное в поле «Тема» действие должно произойти в ближайшие 1-2 недели; отображается синим шрифтом.

Также применяется автоформатирование по признаку «Важность: высокая», как и в других представлениях, такие задачи отображаются красным полужирным шрифтом.

Рисунок 6. Личная «CRM-система»

Работа с этим представлением происходит так. Просматривается оно, как правило, два-три раза в неделю, во время сессий созвонов с клиентами. При просмотре списка ставятся галочки в пользовательском поле «NOW» напротив тех клиентов, с которыми необходимо связаться сегодня. Шрифт соответствующих задач автоматически укрупняется (на рисунке – в компании Брокбизнес).

Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.

По завершении разговора в поле «Тема» вносится новая информация о следующем действии. Если оно должно состояться в ближайшее время, ставится пометка /7. Если действие «привязано» к точному дню, например «давайте созвонимся в четверг после обеда» – ставится срок с «напоминалкой», которая выпрыгнет в четверг и напомнит о задаче. Если срок отдаленный и/или нечеткий, может выставляться только срок, без «напоминалки» – чтобы не перегружать окошко выпадающих напоминалок.

Важно отметить, что все эти задачи физически «лежат» в корневой папке «Задачи». Поэтому в них при необходимости можно устанавливать выпрыгивающие напоминалки (для задач, лежащих не в корневой папке, Outlook не позволяет это сделать); эти задачи видны в панели задач на основном рабочем экране, описанном в предыдущем разделе.

Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее представление:

Рисунок 7. Более сложная «CRM-система»

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам, каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента.

Двухмерные формы обзора

К сожалению, Outlook в основном «одномерен», задачи представляются в виде простого списка, их невозможно группировать на плоскости. Но двухмерные формы обзора все же можно создавать, они связаны в основном с уже упоминавшимся графиком Гантта.

С помощью этой формы можно создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные задачи, так и еженедельные. Выполнение или невыполнение регулярной задачи отмечается галочкой. Таблица моментально бьет тревогу при возникновении «провисов», когда какая-то задача не выполняется слишком долго (например, не создаются резервные копии информации, что чревато ее потерей в случае аварии). В Excel такой обзор организуется с помощью обычной таблички, в Outlook – с помощью пользовательских полей типа «Да/Нет», как показано на рисунке 8. Обратите внимание, что даты в столбцах – это не день выполнения задачи, а обозначение недели, в течение которой она должна быть выполнена.

Рисунок 8. Пример графика регулярных задач

Еще один пример применения такого рода форм дает участник Тайм-менеджерского сообщества Дмитрий Литвак, руководитель проектного офиса банка «Русский стандарт». Его система планирования дня в Outlook выглядит примерно следующим образом:

Рис. 9. Планирование дня с помощью «Упрощенного графика Гантта»

Ориентировочное время выполнения задачи отмечается галочкой в соответствующем столбце формата «Да/Нет»; сортировка настроена так, чтобы ближайшие задачи перемещались в верхнюю часть обзорной таблицы.

Заключение

В статье описан первый шаг к налаживанию эффективного управления временем на Outlook – создание обзора задач. Автор с удовольствием ответит на вопросы и получит обратную связь на форуме статьи. Если тема вызовет интерес участников Сообщества, в следующей статье можно рассмотреть вопрос организации гибкого планирования на Outlook.


forum_72956/f
orum_72956/Oбсуждение статьи
, cообщений 33, последнее: 16.12.2004 22:56




Нажми чтобы узнать.

Похожие:

Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconОоо «Организация Времени»
Глеб Архангельский, гендиректор ООО «Организация Времени», координатор Тайм-менеджерского сообщества
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconОоо «Организация Времени»
Глеб Архангельский, гендиректор ООО «Организация Времени», координатор Тайм-менеджерского сообщества
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconГлеб Архангельский, директор ООО «Организация времени»
Если вы хотите разумно использовать ваш самый невосполнимый капитал, ваше время – вам не обойтись без системного управления личными...
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconГлеб Архангельский
Фундаментальная монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», выдержавшая уже два издания, заложила...
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconГлеб Архангельский «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». – М.: «Манн, Иванов и Фербер»
Глеб Архангельский «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». – М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2005
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconГлеб Архангельский «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». – М.: «Манн, Иванов и Фербер»
Глеб Архангельский «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать». – М.: «Манн, Иванов и Фербер», 2005
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconРешение по результатам рассмотрения ходатайства ООО адамант-Капитал
Ооо «Орден», ООО «Образ», ООО «Оазис-2», ООО «Адамант-2», ООО «Номос-2», ООО «Норма-2», ООО «Плутон-2», ООО «Престиж», ООО «Адамант-Парк,...
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconГлеб Архангельский
Которым необходимо управлять. За последние несколько лет эта мысль стала самоочевидной для большинства российских менеджеров. И поэтому...
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconОоо «мк-травел» Г. Казань ул. Тази Гиззата дом 1б, офис 206
Прибытие группы в Пермь в 4: 55 (по местному времени 6: 55, разница во времени 2 часа)
Глеб Архангельский, директор ООО «Организация времени» iconСостав приемной комиссии института
Вологда) Демьяненко В. Е., директор филиала (г. Калуга) Рифель В. И., директор филиала (г. Липецк) Шаров О. Н., директор филиала...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©rushkolnik.ru 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы