10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення icon

10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення



Название10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення
Дата конвертации09.09.2012
Размер95.81 Kb.
ТипДокументы

тема 10. Інформація та комунікації у менеджменті

  1. Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення.

  2. Комунікаційний процес.



В управлінській діяльності комунікативні навики та риторичні здібності відіграють важливу роль. Адже саме від того, наскільки менеджеру вдається налагодити взаємодію з підлеглими та колегами, переконати у необхідності виконання прийнятих управлінських рішень залежить ефективність діяльності організації загалом чи окремих її структурних одиниць.


1. Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення


Сутність комунікацій становлять взаємозв’язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації.

Комунікації – обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).

Місце комунікацій у процесі менеджменту показано на рис. 10.1.


Види комунікацій. Існує два види комунікацій.

  1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою – через звіти, з політичною системою – шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, звіти тощо.

  2. ^ Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

Комунікації можуть здійснюватись:

  • від вищих рівнів управління до нижчих, тобто „зверху до низу”. Наприклад, інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

  • між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

  • від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення тощо;

  • між окремими працівниками;

  • між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).

З урахуванням характеру передавання інформації комунікації поділяють на формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах між особистих стосунків в організації.




Інформація. Основою комунікацій є інформація.

Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за різними ознаками.


За повнотою охоплення явища:

  • повна – всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;

  • часткова – відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;

  • надлишкова – містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.

За періодом дії:

  • разова – використовується лише один раз у специфічній ситуації;

  • періодична – застосовується та формується систематично, залежно від потреб;

  • довгострокова – використовується протягом тривалого терміну.

За змістом:

  • планово-економічна – містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;

  • фінансова – відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

  • облікова – містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;

  • бухгалтерська – охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

  • технологічна – розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

  • довідкова – містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

  • адміністративна – відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

  • достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

  • недостовірна – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.


Документація. Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфокарти, плакати, схеми тощо.

Документація – письмове надання інформації про факти події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документація може бути адміністративна, планово-економічна, комерційна тощо.

Діловодство – процес, пов’язаний зі складанням документів, іх обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

До основних функцій діловодства належать:

  • попередній розгляд і облік документів;

  • довідково-інформаційне обслуговування;

  • контроль за виконанням;

  • удосконалення (раціоналізація) документообігу;

  • експедиційне оброблення та транспортування документів.

Роботу з документацією здійснюють в організаціях різні служби. До них належать канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат, реферантура тощо.

Графіки. Часто управління виробничо-господарською діяльністю вимагає застосування графіків та графічних зображень

Графік – спосіб наочного зображення стану і процесу виробничо-господарської діяльності з допомогою умовних позначень (крапок, ліній, фігур тощо).

Графік поєднує в собі графічний образ (систему накреслень) і легенду (умовні позначення на графіку). Він повинен бути наочним, змістовним, образним, універсальним, зручним у користуванні тощо.

Графічні засоби поділяються на кілька груп.

  1. Органіграми – графіки, які характеризують структуру і взаємовідносини явища. До них належать:

  • класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

  • оргсхеми (організаційні структури управління підприємств, цехів);

  • оперограми (порядок руху сировини, деталей);

  • хронооперограми (порядок руху в часі) тощо.

  1. Топограми – графіки, що відображають явища у просторі. Це:

  • маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

  • планування виробничих дільниць, робочих місць тощо.

  1. Хронограми – графіки, які характеризують зміну явищ у часі. Передусім це такі графіки:

  • циклограми;

  • планово-контрольні графіки;

  • диспетчерські графіки руху транспорту тощо.

  1. Діаграми – графіки, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ). До них належать:

  • діаграми порівняння показників;

  • діаграми розподілу показників;

  • хронодіаграми тощо.



2. Комунікаційний процес


Забезпечення злагодженої роботи підрозділів організації, окремих виконавців, груп працівників, а також необхідних контактів із зовнішнім середовищем вимагає своєчасного передавання інформації різних видів, певної якості, необхідної достовірності тощо.

Комунікаційний процес – процес обміну інформацією з метою розв’язання конкретної проблеми.

Невід’ємними елементами процесу комунікації є:

  • відправник (джерело) – особа або група осіб (підрозділ), організація, яка генерує ідеї, збирає та передає інформацію;

  • повідомлення – інформаційна ідея, закодована за допомогою символів;

  • канал – засіб передавання інформації;

  • отримувач (споживач) – особа, група осіб (підрозділ), організація, для яких призначена інформація.

Комунікаційний процес охоплює такі етапи:

  1. Формування або вибір ідеї (зародження ідеї).

  2. Кодування (перетворення ідеї на повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації).

  3. Вибір каналу (вибір способу передавання з допомогою телефонного, електронного зв’язку, відеострічок тощо).

  4. Передавання ідеї (повідомлення).

  5. Декодування (трансформація символів відправника в думки отримувача).

  6. Оцінювання та уточнення повідомлення.

  7. Здійснення зворотного зв’язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

Комунікаційний процес показаний схематично на рис. 10.2.

У комунікаційних процесах постійно виникають шуми, які деформують зміст повідомлення, спричиняють відхилення, помилки тощо. Тому обов’язково слід враховувати можливі неточності під час передавання інформації, пам’ятаючи водночас, що часто комунікаційний процес триває лише кілька секунд.

З метою забезпечення високої якості комунікаційних процесів слід орієнтуватися на два види комунікацій: міжособові та організаційні.

^ Міжособистісні комунікації. Традиційно виникають між конкретними особами (працівниками).

У процесі міжособистісних комунікацій можливі такі перепони:

  • неповне сприйняття працівником інформації;

  • несприйняття інформації;

  • семантичні бар’єри (труднощі, зумовлені нерозумінням значення слів і словесних знаків);

  • невербальні перепони, виникають у процесі використання несловесних (невербальних) знаків: погляд, вираз обличчя, посмішка та ін.;



  • слабкий зворотний зв’язок.

Усунути їх можна шляхом вдосконалення спілкування. Для цього необхідно:

  • пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передавання;

  • бути сприйнятливим до можливих семантичних проблем;

  • стежити за власними жестами, позами, інтонаціями;

  • бути уважним до почуттів інших працівників;

  • враховувати соціально-психологічний клімат у колективі;

  • встановлювати якісний зворотний зв’язок;

  • допускати можливість дублювання ідеї, повідомлення, пояснення.


Організаційні комунікації. Виникають між підрозділами, рівнями, ланками організації та між організаціями. Їх особливості залежать від характеру діяльності організації, її ролі й місця в галузі, структури управління тощо.

На якість організаційних комунікації можуть впливати:

  • деформація повідомлень на різних етапах процесу комунікацій;

  • інформаційні перевантаження в системі комунікацій;

  • незадовільна структура управління організації;

  • громіздка структура комунікаційного процесу.

Удосконаленню комунікацій і ліквідації перепон в організаціях сприяють:

  • раціоналізації структури комунікаційного процесу;

  • удосконалення документообігу;

  • ефективне застосування графічних засобів;

  • вдосконалення функцій менеджменту;

  • поліпшення зворотного зв’язку;

  • запровадження системи вивчення пропозицій працівників (наприклад, з допомогою встановлених скриньок пропозицій);

  • використання інформаційних бюлетенів;

  • застосування сучасних інформаційних технологій.

Отже, під час здійснення різних видів комунікацій особливої ваги набуває культура спілкування – дотримування правил поведінки, етикету тощо.

^

Запитання. Завдання


  1. Розкрийте роль комунікацій у процесі менеджменту.

  2. Охарактеризуйте на конкретних прикладах види комунікацій.

  3. Яка роль неформальних комунікацій в діяльності організації?

  4. У чому полягає сутність інформації? Обґрунтуйте на конкретних прикладах її класифікацію.

  5. Охарактеризуйте сутність та основні завдання діловодства.

  6. Обґрунтуйте класифікацію графічних засобів.

  7. Поясність за допомогою прикладів сутність комунікаційного процесу.

  8. Охарактеризуйте елементи та етапи комунікаційного процесу на прикладі ситуації: “Заступник директора з виробництва повідомляє заступника директора з постачання про виникнення потреби у додаткових матеріальних ресурсах для забезпечення процесу виробництва”.

  9. Охарактеризуйте роль шумів у комунікаційному процесі (наведіть приклади).

  10. Розкрийте особливості міжособистісних комунікацій; вкажіть перешкоди, які виникають при їх здійсненні та напрями усунення.

  11. Охарактеризуйте організаційні комунікацій. Які чинники впливають на якість протікання комунікаційних процесів?



^

Теми рефератів





  1. Комунікації в структурі категорій менеджменту.

  2. Вплив зовнішнього середовища на формування комунікаційних процесів в організації.

  3. Проблеми спілкування між представниками керуючої та керованої систем організації.

  4. Роль інформації у забезпеченні процесу комунікацій.

  5. Діловодство: сутність, структура, функції.

  6. Сутність, призначення та класифікація графічних засобів.

  7. Комунікаційний процес: сутність, елементи та етапи здійснення.

  8. Проблеми міжособистісного спілкування та шляхи їх подолання.

  9. Невербальні аспекти спілкування.

  10. Застосування ділового етикету у бізнесі.




Похожие:

10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconРеферат на тему: Міжособистісні комунікації в менеджменті
У менеджерів вищої ланки відсоток робочого часу, зайнятий спілкуванням, доходить до 80%. Ясно, що за таких умов відсутність навичок...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconРеферат на тему: Міжособистісні комунікації в менеджменті
У менеджерів вищої ланки відсоток робочого часу, зайнятий спілкуванням, доходить до 80%. Ясно, що за таких умов відсутність навичок...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconПсихологічні основи комунікацій в процесі персонального продажу
Оскільки комунікації — це не що інше, як обмін інформацією між двома І більше людьми, особливе значення має вивчення пси­хологічних...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconІнформаційне забезпечення оцінки фінансового стану підприємства, оцінка ліквідності та платоспроможності підприємства
Ця інформація становить комер­ційну таємницю, а іноді й «ноу-хау». Відповідно до чинного законо­давства України підприємство має...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconВиди документів
Головної складового документа виступає інформація, тобто дані, зведення, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconТеорія комунікації в маркетингу
Маркетингова політика комунікацій синтезує всі переваги маркетингу та досягнення сучасної теорії комунікацій. Поєднуючись, вони дають...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconТеорія комунікації в маркетингу
Маркетингова політика комунікацій синтезує всі переваги маркетингу та досягнення сучасної теорії комунікацій. Поєднуючись, вони дають...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconЕлектронна інформаційна ера, інформаційне суспільство, інформаційне право, інформаційне законодавство, кіберзлочинність

10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconМаркетингові концепції в менеджменті, сутність, класифікація, особливості застосування
Мент просто не мислимий без участі маркетингових підходів, методів тощо. Тому маркетингові концепції досить широко використовуються...
10. Інформація та комунікації у менеджменті Сутність комунікацій та їх інформаційне забезпечення iconОсобливості організації служби маркетингової політики комунікацій
Як відомо, маркетингові комунікації є складовою частиною маркетингу. Тому особливості організації маркетингу на підприємстві впливають...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©rushkolnik.ru 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы